Notification par voie électronique en matière de copropriété : décret n° 2015-1325 du 21 octobre 2015 relatif à la dématérialisation des notifications et des mi

relatif à la dématérialisation des notifications et des mises en demeure concernant les immeubles soumis au statut de la copropriété des immeubles bâtis.

 

L’article 42-1 de la loi du 10 juillet 1965, créé par la loi n° 2014-366 du 24 mars 2014 pour l'accès au logement et un urbanisme rénové (« loi ALUR ») dispose que « les notifications et mises en demeure, sous réserve de l'accord exprès des copropriétaires, sont valablement faites par voie électronique ». 

 

Ce texte n’annonçait pas de décret d’application mais en l’absence de précision sur ses conditions et modalités de notification, il était difficile, à tout le moins déconseillé, de l’appliquer en l’état. Le décret n° 2015-1325 du 21 octobre 2015 complète ce texte en adaptant le droit de la copropriété à l'évolution des moyens de communication en ouvrant la possibilité de procéder à des notifications et mises en demeure par voie électronique.

 

Le décret complète l'article 32 du décret n° 67-223 du 17 mars 1967 afin que le syndic dispose d'une adresse électronique actualisée des copropriétaires qui souhaitent bénéficier de la dématérialisation des envois (I).

Il modifie l'article 64 de ce décret afin de préciser que les notifications et mises en demeure sont valablement faites par voie électronique et supprime la référence à la télécopie, cette technique de notification n'offrant qu'un faible niveau de sécurité juridique (II).

Il crée quatre articles, 64-1 à 64-4, afin de préciser les conditions et les modalités de mise en œuvre de la dématérialisation (III).

Il modifie l'article 65 afin que les copropriétaires, ayant au préalable manifesté leur accord pour recevoir des notifications et mises en demeure par voie dématérialisée, notifient au syndic leur adresse électronique (IV).

Le décret du 21 octobre 2015 ne comporte pas de dispositions relatives à son entrée en vigueur. Il est donc applicable a priori depuis le lendemain de sa date de publication au Journal Officiel, soit à compter du 24 octobre 2015.

 

I. Mention des adresses électroniques sur la liste des copropriétaires

 

L’article 32 du décret du 17 mars 1967 dispose que le « syndic établit et tient à jour une liste de tous les copropriétaires avec l'indication des lots qui leur appartiennent, ainsi que de tous les titulaires des droits mentionnés à l'article 6 ; il mentionne leur état civil ainsi que leur domicile réel ou élu, et, s'il s'agit d'une personne morale, sa forme, sa dénomination, son siège social et l'organe qui la représente légalement ou statutairement ».

Désormais, et à la suite de la modification de l’article 32 du décret du 17 mars 1967, cette liste doit mentionner l’adresse électronique des copropriétaires qui ont donné leur accord.

 

II. Possibilité de procéder aux notifications et mise en demeure par voie électronique

 

L’article 64 du décret du 17 mars 1967 disposait qu’en principe, les notifications et mises en demeure en matière de copropriété devaient être faites par lettre recommandée avec demande d'avis de réception ou par télécopie avec récépissé. Toutefois, la notification des convocations ainsi que celle de l'avis mentionné à l'article 59 (information des copropriétaires des procédures) peuvent valablement résulter d'une remise contre récépissé ou émargement.

Le décret du 21 octobre 2015 a supprimé la possibilité d’adresser les notifications et mises en demeure par télécopie avec récépissé.

Il a ajouté en revanche la possibilité d’adresser les notifications et mise en demeure par voie électronique selon les conditions et modalités que ce décret a instituées aux nouveaux articles 64-1 à 64-4 du décret du 17 mars 1967.

S’agissant du point de départ du délai que la notification et la mise en demeure par lettre recommandée avec demande d'avis de réception font, le cas échant, courir, l’article 64 du décret du 17 mars 1967 la fixe au lendemain du jour de la première présentation de la lettre recommandée au domicile du destinataire.

La date de réception à prendre en considération pour la lettre recommandée électronique est déterminée par le nouvel article 64-3 du décret du 17 mars 1967.

 

III. Conditions et modalités de la notification par voie électronique

 

1) L’accord exprès des copropriétaires

 

L’article 42-1 de la loi du 10 juillet 1965 subordonne la possibilité procéder aux notifications et mises en demeure par voie électronique sous réserve de l'accord exprès des copropriétaires.

Le nouvel article 64-1 du décret du 17 mars 1967 prévoit que cet accord du copropriétaire peut être donné en assemblée générale et que dans ce cas, il est consigné sur le procès-verbal de l’assemblée générale.

A défaut, et toujours selon les dispositions du nouvel article 64-1, cet accord exprès peut être communiqué par le copropriétaire au syndic par lettre recommandée avec demande d'avis de réception ou par lettre recommandée électronique.

Le syndic doit, dans cas également, enregistrer l’accord à la date de réception de la lettre et l’inscrire sur le registre des procès-verbaux des assemblées générales visé à l’article 17 du décret du 17 mars 1967.

 

2) La possibilité pour les copropriétaires de retirer leur accord

 

Le nouvel article 64-2 du décret du 17 mars 1967 prévoit que le copropriétaire peut décider de n’être plus rendu destinataire des notifications et mise en demeure par voie électronique. Il doit en informer le syndic dans les mêmes formes que celles prévues pour donner son accord (lettre recommandée avec demande d'avis de réception ou lettre recommandée électronique).

Cette décision prend effet le lendemain du jour de la réception de la lettre recommandée par le syndic.

Elle doit également, à l’instar de l’accord, être mentionnée par le syndic sur le registre des procès-verbaux des assemblées générales.

 

3) Modalités de la notification par voie électronique

 

Le nouvel article 64-3 du décret du 17 mars 1967 prévoit que les notifications et mises en demeure par voie électronique peuvent être effectuées par lettre recommandée électronique dans les conditions définies à l’article 1369-8 du Code civil.

Ce texte dispose que :

 

«  Une lettre recommandée relative à la conclusion ou à l'exécution d'un contrat peut être envoyée par courrier électronique à condition que ce courrier soit acheminé par un tiers selon un procédé permettant d'identifier le tiers, de désigner l'expéditeur, de garantir l'identité du destinataire et d'établir si la lettre a été remise ou non au destinataire.

Le contenu de cette lettre, au choix de l'expéditeur, peut être imprimé par le tiers sur papier pour être distribué au destinataire ou peut être adressé à celui-ci par voie électronique. Dans ce dernier cas, si le destinataire n'est pas un professionnel, il doit avoir demandé l'envoi par ce moyen ou en avoir accepté l'usage au cours d'échanges antérieurs.

Lorsque l'apposition de la date d'expédition ou de réception résulte d'un procédé électronique, la fiabilité de celui-ci est présumée, jusqu'à preuve contraire, s'il satisfait à des exigences fixées par un décret en Conseil d'Etat.

Un avis de réception peut être adressé à l'expéditeur par voie électronique ou par tout autre dispositif lui permettant de le conserver.

Les modalités d'application du présent article sont fixées par décret en Conseil d'Etat » (sur ces modalités, voir décret n° 2011-144 du 2 février 2011 relatif à l'envoi d'une lettre recommandée par courrier électronique pour la conclusion ou l'exécution d'un contrat).

 

4) Point de départ du délai que font courir les notifications et mises en demeure

 

Le nouvel article 64-3 du décret du 17 mars 1967 dispose, à propos des notifications et mises en demeure, que « le délai qu'elles font courir a pour point de départ le lendemain de l'envoi au destinataire, par le tiers chargé de son acheminement, du courrier électronique prévu au premier alinéa de l'article 3 du décret n° 2011-144 du 2 février 2011 relatif à l'envoi d'une lettre recommandée par courrier électronique pour la conclusion ou l'exécution d'un contrat ».

L’alinéa 1er de l’article 3 du décret du 2 février 2011 précise que « lorsque l'expéditeur, avec l'accord du destinataire non professionnel, a demandé la distribution par voie électronique, le tiers chargé de l'acheminement du courrier informe le destinataire, par courrier électronique, qu'une lettre recommandée électronique va lui être envoyée et qu'il a la possibilité, pendant un délai de quinze jours à compter du lendemain de l'envoi de cette information, de l'accepter ou de la refuser ».

Selon le nouvel article 64-3 du décret du 17 mars 1965, ce délai courra à compter du lendemain de la première présentation de la lettre recommandée électronique imprimée sur papier avec demande d’avis de réception au domicile lorsqu’il est fait application des articles 4 et 5 du décret du 2 février 2011, soit lorsque l'expéditeur ou le destinataire non professionnel ont demandé la distribution de la lettre recommandée électronique imprimée sur papier.

 

5) Application de la notification par voie électronique en présence d’un administrateur provisoire ou lorsque l’assemblée générale est convoquée par le président du conseil syndical ou par un copropriétaire

Le nouvel article 64-5 du décret du 17 mars 1967 rend les articles 64-1 à 64-3 applicables lorsqu'un administrateur provisoire est désigné en application de l'article 29-1 de la loi du 10 juillet 1965 ou lorsque l'assemblée générale est convoquée par le président du conseil syndical ou par un copropriétaire dans les conditions définies aux articles 8 et 50 du décret.

 

IV. Notification par les copropriétaires de leur adresse au syndic

 

L’article 65 du décret du 17 mars 1967, qui prévoit la transmission par les copropriétaires de leur adresse au syndic, a été adapté pour supprimer la référence à la télécopie et pour viser l’adresse électronique.

Les notifications et mises en demeures seront, si le copropriétaire a préalablement donné son accord, valablement adressées à la dernière adresse électronique communiquée au syndic.

 

Julien PRIGENT

Avocat - Paris